PROTOCOLLO E
GESTIONE DOCUMENTALE

PER GESTIRE LE IMPRESE
E I PROFESSIONISTI QUALIFICATI

È la soluzione di Protocollo Informatico 2.0, risultato di oltre 10 anni di esperienza di Protocollazione Informatica per Enti ed Aziende Pubbliche e Private.
È un facile ed innovativo strumento per la protocollazione e la gestione documentale a supporto delle attività di una Pubblica Amministrazione o di una qualsiasi tipo di Azienda Pubblica.
Attraverso questa suite applicativa è possibile gestire l’intero iter di protocollazione in ottemperanza a quanto definito dalla normativa vigente, ovvero nel rispetto di quanto definito per le attività di protocollazione, workflow documentale, pubblicazione all’albo pretorio, inserimento in trasparenza e conservazione sostitutiva.

DALLA REGISTRAZIONE ALLA SEGNATURA

  • Registrazione dei documenti in ingresso, in uscita e interni;
  • Classificazione secondo le voci di titolario totalmente personalizzabili dalla struttura;
  • Possibilità di gestire più serie di repertorio così da avere un progressivo ulteriore per meglio separare le varie tipologie di documento;
  • Pubblicazione automatica del documento su Albo Pretorio o in Trasparenza;
  • Segnatura: identifica univocamente il protocollo apponendo un’etichetta al documento protocollato;

DALLA PREVIEW ALLA CONSERVAZIONE

  • Visualizzazione informazioni di protocollo dettagliate con preview del documento direttamente dall’applicazione senza la necessità di scaricare il documento;
  • Fascicolazione dei documenti in base alle vigenti regole archivistiche, possibilità di avere Fascicoli legati ad un affare o procedimento e Fascicoli legati ad una persona;
  • Registri: registro giornaliero di protocollo mandato automaticamente in Conservazione Sostitutiva come stabilito dalle vigenti norme, possibilità di stampare dei registri personalizzati filtrati per qualsiasi tipologia di chiave di ricerca;

DALL’ANAGRAFICA ALL’ANNULLAMENTO

  • Anagrafica: gestione completa della rubrica per persone fisiche e giuridiche;
  • Protocollazione da email o Pec ed invio protocolli per email/pec in modalità automatica;
  • Collegamento tra protocolli così da avere una cronistoria in merito a qualsiasi procedura o affare con la catena dei protocolli generati;
  • Ricevuta di protocollo generata automaticamente dalla piattaforma;
  • Possibilità di richiedere un annullamento di un protocollo sempre in rispetto delle norme vigenti;

DAL WORKFLOW ALLA WEBMAIL

  • Workflow: gestione completa di una personale scrivania virtuale che comprende assegnazione (per competenza o conoscenza), presa in carico, impostazione attività completa, riassegnazione, rifiuto e smistamento;
  • Ricerca in base a tutti i tipi di informazione registrati e ricerche rapide per numero di protocollo o oggetto;
  • Gestione completa del registro di emergenza;
  • Webmail completa, interna al protocollo, in grado di gestire più indirizzi mail, così da protocollare facilmente l’intera mail o gli allegati in essa presenti.
TRASPARE è già utilizzato da numerosi Enti Pubblici italiani, è ampiamente collaudato e costantemente aggiornato.